1. Lav en samlet liste

De fleste virksomheder ved overraskende lidt om, hvor mange digitale abonnementer de reelt betaler for. Start med at lave en samlet oversigt over alle værktøjer, hvem der bruger dem, og hvad de koster om måneden. Det alene afslører ofte overflødige udgifter. Bed gerne hver afdeling om selv at bidrage til listen, da det sjældent er én person, der kender alle abonnementer i huset. Dette kan være alt fra CRM-systemer, såsom Hubspot eller Salesforce, salgsværktøjer som Glimpze eller HeyReach, til almindelige interne værktøjer som Slack eller Notion.

2. Sæt en fast dato til gennemgang

Uden en fast rutine bliver gennemgangen let glemt i en travl hverdag. Sæt en tilbagevendende påmindelse hver tredje eller sjette måned til at gennemgå listen og vurdere, om alt stadig bliver brugt aktivt. Sæt gerne datoen i kalenderen med det samme, du opretter listen, så den ikke bliver skubbet, når andre opgaver fylder mere.

3. Spørg, om nogen ville mærke det, hvis det blev lukket

Et godt spørgsmål at stille for hvert værktøj er, om nogen reelt ville mærke en forskel, hvis det blev lukket ned i morgen. Hvis svaret er nej, er det sandsynligvis en oplagt kandidat til at spare væk. Spørg konkret de medarbejdere, der står som brugere, før du beslutter noget, da et værktøj kan virke overflødigt uden at være det.

4. Undgå dobbeltfunktioner

Det er almindeligt, at forskellige afdelinger over tid ender med at bruge flere værktøjer, der reelt gør det samme. Ved at samle den slags funktioner i færre værktøjer, som en samlet chatfunktion til kundedialog, undgår I at betale for overlappende løsninger.

5. Vær opmærksom på skjulte prisstigninger

Mange digitale værktøjer hæver stille og roligt prisen over tid, uden at det bliver kommunikeret tydeligt. Tjek jævnligt, om priserne på jeres abonnementer stemmer overens med det, I oprindeligt aftalte, og forhandl gerne, hvis noget er steget markant. Notér prisen ved oprettelse, så det er let at sammenligne senere.

6. Ryd op i gamle brugerkonti

Når medarbejdere skifter stilling eller stopper, bliver deres adgang til digitale værktøjer ofte glemt. Det koster unødige penge og skaber en sikkerhedsrisiko, hvis gamle konti bliver stående aktive. Gør det til en fast del af fratrædelsesprocessen at lukke eller overdrage adgang, så listen altid afspejler, hvem der reelt bruger værktøjerne.

7. Giv én person ansvaret

Uden en tydelig ejer bliver ansvaret for at holde styr på abonnementerne let glemt mellem flere personer. Udpeg én person eller et lille team, der har det overordnede ansvar for at holde overblikket, selv i en travl hverdag. Sørg for, at denne person også har mandat til rent faktisk at opsige eller ændre abonnementer, ikke kun til at holde listen opdateret.

8. Del listen med resten af virksomheden

En liste, der kun ligger hos én person, er sårbar, hvis vedkommende bliver syg eller stopper. Gem oversigten et sted, flere relevante personer kan tilgå den, og opdater den løbende, når nye værktøjer bliver taget i brug eller gamle bliver lukket ned.

9. Sæt et loft, før nye værktøjer bliver købt

En del af problemet opstår, fordi enkeltpersoner eller afdelinger frit kan tilmelde sig nye værktøjer uden om resten af virksomheden. Indfør en simpel regel om, at nye abonnementer skal godkendes af den ansvarlige person eller afdeling, før de bliver oprettet. Det gør det langt lettere at holde listen præcis fremover.